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上メニューの「組織設定→振込口座管理」では、請求書に表示する振込口座情報を登録・更新・削除できます。
振込口座を登録する
振込口座は下図のように、基本的な口座情報を登録できるようになっています。
デフォルトについて
複数の口座情報を登録している際、「デフォルト」に設定されている口座が、新規案件登録時のデフォルトになります。
ただし、この「デフォルト」設定以外にも新規案件登録時のデフォルトに影響する要因がありますので、詳しくはヘルプ「デフォルトで請求書に表示される振込口座の決定ルールについて」をご覧ください。
振込口座のアーカイブ
利用を終了した口座は、アーカイブすることで、請求書の書類編集画面の選択リストに表示されないようにすることができます。
口座をアーカイブする場合には、振込口座一覧画面で「アーカイブ」ボタンを押してください。
アーカイブ済みの口座は、振込口座一覧画面ではデフォルトで非表示になります。画面上に表示したい場合には、画面上部の「アーカイブ含」にチェックを入れてください。
振込口座情報を変更した際の請求書への反映
口座情報の変更が、ただちに登録済みの請求書に反映されてしまうと、使用する口座の変更や銀行・支店の統廃合があった場合に、過去の請求書が書き換わってしまうことになります。
そのため、各請求書の口座情報は、「案件登録時点」の口座情報が維持されるようになっており、これにより、過去のものが書き換わってしまうことを防げるようになっています。
もし既存の請求書に対して変更を反映したい場合は、変更を反映するための操作が必要になります。この場合、変更の仕方に応じて対応方法が変わりますので、FAQ「口座情報を変更したのですが、請求書に反映されません」をご覧ください。
振込口座情報を削除した際の請求書への影響
口座情報を削除した場合、請求書上に表示している口座が1つか複数かによって影響が異なります。
なお、口座情報を削除すると、元に戻すことはできません。後から同じ口座情報を再登録しても、以前とはまったく別の口座として扱われますのでご注意ください。
請求書に口座を1つだけ表示する設定にしている場合
この場合、振込口座を削除すると、請求書の書類編集画面の振込口座の欄には「削除された銀行口座」という文言が表示されます。
ただし、この時点では請求書と振込口座の紐付けは解除されていないため、請求書をPDF出力すると削除前の口座情報が表示されます。その後、請求書の書類編集画面で「保存」ボタンをクリックすると、請求書と以前の振込口座の紐付けが解除され、デフォルトとして設定されている振込口座情報が書類編集画面やPDFに表示されるようになります。
請求書に口座を複数表示する設定にしている場合
この場合、振込口座を削除した時点で、その口座は請求書の書類編集画面やPDFに表示されなくなります。