請求書を郵送する際、「封筒に『請求書在中』と書くべきか？」と疑問に思ったことはありませんか。実際の業務では、封筒の表記方法や記載の有無について迷う担当者も多いでしょう。
本記事では、請求書の郵送時に「請求書在中」と記載する必要性や、商習慣、記載方法などを解説します。
目次
「請求書在中」は必要？
請求書を郵送する際、封筒に「請求書在中」と記載することは、必須ではありません。しかし、記載しているケースが多く見られます。
「請求書在中」と記載することで以下のようなメリットが考えられます。
- 受取側が封筒の中身をすぐに把握でき、社内での処理がスムーズになる
- 受取側で郵便物の仕分けや確認が容易になり、紛失のリスクが低減する
- DMなどとの区別がつきやすくなり、未開封で放置されるリスクが減る
このように、受取側の社内での処理遅延や紛失を防ぐためにも、記載することが望ましいでしょう。
封筒への記載方法
封筒に「請求書在中」と記載する際のポイントは以下の通りです。
- 位置に決まりはありませんので、封筒の表面、宛名の左下または右下にバランス良く配置しましょう
- 枠付きで青色など目立つように記載するケースが多いです
- スタンプまたは手書きで記載します
「請求書在中」スタンプも市販されていますので、よく利用する場合は購入しておくと便利です。
boardの郵送代行機能では、送付する書類に応じて自動的に在中表示がされるようになっています。たとえば、請求書であれば「請求書在中」、見積書であれば「見積書在中」といった具合です。これにより、手間なく正確な在中表示ができ、ミスを防止できます。
「請求書在中」を記載しない場合のリスク
「請求書在中」の記載がない場合、以下のようなリスクが考えられます。
- 社内での書類仕分けに時間がかかる
- 請求書と思わず後回しにされてしまう
- DMなどと混同され、紛失や未開封のまま放置される可能性がある
とくに大企業や複数部署がある場合は、封筒の表記によって処理のスピードや正確性が大きく変わることがあります。
まとめ
請求書を郵送する際、「請求書在中」と封筒に記載することは必須ではありませんが、商習慣として広く定着しており、実務上は記載すると受取側にとって有益です。
誤配や紛失、社内処理の遅延を防ぐ効果があるため、入金遅延などのトラブルを避けるためにも、封筒に「請求書在中」と記載することをお勧めします。
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